Stempel statt Unterschriften

Die asiatische Sitte, statt Unterschriften Namensstempel, sog. „Siegel“ zu benutzen, erfordert ein spezielles Risikobewusstsein bei europäischen Unternehmen, die Geschäftspartner in Asien haben oder selbst dort vertreten sind. Wer nicht genau weiß, wie Einheimische mit diesen Siegeln umgehen, und wie das Gesetz deren Verwendung regelt, geht erhebliche Haftungsrisiken ein und kann u.U. leicht zum Opfer von Betrug werden. Auf der anderen Sei-te bietet das „Siegelsystem“ auch Gestaltungsmöglichkeiten, die sinnvoll nutzen kann, wer das System kennt.

Unterschriften unter wichtigen Dokumenten gelten seit alters her in Asien als nicht besonders fälschungssicher. Das hat dazu geführt, dass auch heute noch vor allem in Japan, Korea, China und Taiwan statt Unterschriften sogenannte „Siegel“ (chinesisch: yin; japanisch: inkan oder hanko; koreanisch: ingam oder dojang) benutzt werden. Damit sind im Prinzip einfache runde Stempel gemeint, für die man spezielle rote, pastenartige Stempelfarbe benutzt.

Jede Privatperson hat in der Regel drei, mindestens aber zwei solcher „Siegel“, die nur ihren Namen, oft auch nur den Familiennamen zeigen. Ein ganz einfaches, maschinell erstelltes Siegel kann man in jedem Schreibwarengeschäft kaufen. Für die häufigsten hundert oder zweihundert Namen liegen diese Siegel dort schon vorgefertigt bereit. Ein solches einfaches Siegel benutzt man für alltägliche Angelegenheiten, zum Beispiel Empfangsquittungen für Postsendungen. Bei allen anderen Gelegenheiten unterscheidet sich die Handhabung von Siegeln in den verschiedenen asiatischen Staaten.

 

Japan

Neben dem „Alltagssiegel“ haben Japaner fast immer auch noch zwei individuelle, von Hand hergestellte Siegel, die in Holz, Horn, Stein oder ähnliche Materialien geschnitten werden und wegen der Handarbeit und der Maserung des Materials als fälschungssichere Unikate gelten. Der Abdruck eines dieser Siegel wird bei der Bank registriert, und dieses Siegel verwendet man nur für Bankgeschäfte. Das zweite Siegel wird im „Siegelregister“ des örtlichen Rathauses registriert und ist besonders wichtigen Geschäften (wichtige Kaufverträge, Steuererklärung, Testament, etc.) vorbehalten. Dieses Siegel muss sehr sorgfältig aufbewahrt und sollte niemandem in die Hand gegeben werden, dem man nicht vollständig vertraut. Um ggf. nachweisen zu können, dass ein Siegel einer bestimmten Person zuzuordnen ist, stellt die Behörde sog. „Siegelbescheinigungen“ aus, auf denen neben dem Siegelabdruck die wichtigsten Personalien des Siegelinhabers aufgeführt sind. Gegenüber der Behörde weist sich der Siegelinhaber mit einer „Siegelkarte“ im Scheckkartenformat aus, auf der Daten und Sicherheitscodes gespeichert sind.

Ausländer kommen in Japan in aller Regel ohne Siegel aus, denn das Gesetz schreibt nicht vor, dass man ein Siegel benutzen muss. Tatsächlich reicht – bis auf ganz wenige Situationen, in die man als Ausländer nie kommt – auch eine Unterschrift aus. Schwierigkeiten bereitet höchstens, dass auf japanischen Formularen immer nur ein kleines Kästchen für das Siegel vorgesehen ist, in das man dann eben seine Unterschrift zwängen muss.

Unverzichtbar sind Siegel allerdings für Unternehmen in Japan. Wie eine Privatperson, so hat auch ein Unternehmen unterschiedlich wichtige Siegel. Meist gibt es mehrere einfache Siegel, die für Alltagsangelegenheiten verwendet werden. Jedes Unternehmen hat außerdem mehrere Siegel für Bankgeschäfte. In aller Regel gibt es aber nur ein einziges sogenanntes „Firmensiegel“. Das ist das Siegel des Vorstandsvorsitzenden oder Geschäftsführers, und der Text des Siegels lautet: „Vorstandsvorsitzender der XY Aktiengesellschaft“ oder ähnlich. Auch wenn der Name des Vorstandsvorsitzenden im Siegeltext nicht genannt ist, so kann es ihm doch direkt zugeordnet werden, denn ein Abdruck des Siegels wird im Handelsregister des Unternehmens hinterlegt, und dort ist natürlich auch der Vorstandsvorsitzende namentlich genannt. Letztlich haftet er also persönlich für die Verwendung des Siegels – genauso, wie er auch für seine eigenhändige Unterschrift haften würde.

Da der Vorstandsvorsitzende eines japanischen Unternehmens fast immer sehr umfangrei-che Vollmachten hat, muss das Siegel sorgfältig verwahrt werden. Es ist in den meisten Fäl-len schwer, wenn nicht unmöglich, nachzuweisen, dass ein Unberechtigter das Siegel des Vorstandsvorsitzenden ohne dessen Erlaubnis benutzt hat. Das Siegel sollte also an einem sicheren Ort untergebracht, und über seine Verwendung sollte sorgfältig Buch geführt werden. Das wird leider nicht immer berücksichtigt. Japaner sind es gewohnt, ihre privaten Siegel – auch die Siegel für wichtige Geschäfte – solchen Personen, denen sie vertrauen, in die Hand zu drücken, um sich vielleicht einen Weg zur Bank oder sonstige Umstände zu ersparen. Da liegt es nah, dass ein japanischer Geschäftsführer auch schon einmal sein „Firmensiegel“ so aufbewahrt, dass z.B. seine Sekretärin Zugriff hat, die er dann, wenn er keine Lust oder Zeit hat, ins Büro zu kommen, anruft und bittet, an seiner Stelle Unterlagen zu siegeln. Wenn Ausländer in Japan für sich Siegel anfertigen lassen, vielleicht, weil man ihnen gesagt hat, das sei notwendig oder weil sie selbst Vorstandsvorsitzende oder Geschäftsführer sind, entstehen oft durch allzu sorglosen Umgang mit den Siegeln erhebliche Risiken. Es sind Fälle bekannt geworden, in denen Protokolle für komplette Vorstandssitzungen gefälscht und die Beschlüsse im Handelsregister eingetragen wurden, weil alle Vorstandsmitglieder ihre persönlichen Namenssiegel bei ein und derselben Person aufbewahrt hatten.

Auf der anderen Seite ist es mitunter sehr praktisch, ein Firmensiegel einer wirklich vertrau-enswürdigen Person überlassen zu können, denn man kann auf diese Weise ohne große Formalien rein faktisch Vollmachten erteilen und Befugnisse delegieren. Und man kann auch kontrollieren: Viele ausländische Unternehmen, die dem Vorstandsvorsitzenden ihrer neuen japanischen Tochtergesellschaft noch nicht gleich am Anfang trauen und für die Vertretung nach aussen auch kein Vieraugenprinzip einführen können – das gibt es im japanischen Handels- und Gesellschaftsrecht nämlich nicht -, verpflichten ihre Vorstandsvorsitzenden, das „Firmensiegel“ bei einer dritten, weisungsberechtigten Person, etwa einem Rechtsanwalt oder Steuerberater in Japan oder gleich im Stammhaus in Deutschland aufbewahren zu lassen. Dann muss zwar jedes Dokument, das gesiegelt werden soll, zum Siegelverwahrer befördert werden. Weil das „Firmensiegel“ aber ohnehin nur für wichtige Rechtsgeschäfte eingesetzt wird, hält sich der Aufwand in zumutbaren Grenzen.

Aufmerksam sollte man werden, wenn der Geschäftsführer in Japan plötzlich eine Häufung solcher wichtiger Anlässe behauptet. Dann will er meist das Siegel „zurückerobern“, was verständlich ist, weil es ja auch seine Macht und Bedeutung zum Ausdruck bringt.

 

Korea

Auch Koreaner haben neben dem „Alltagssiegel“ ein weiteres, bei der zuständigen Behörde registriertes Siegel, und auch Vorstandsvorsitzende und Geschäftsführer besitzen ein „Fir-mensiegel“, das neben dem Firmennamen und der Funktion des Siegelinhabers oft auch noch dessen persönlichen Namen trägt. Zu solchen Firmensiegeln, die auch in Korea beim Handelsregisteramt registriert sind, gibt es eine Siegelkarte, die wiederum mit einer PIN ge-sichert ist, die man für Automaten braucht, die Siegelbescheinigungen ausdrucken. Re-gistrierte Siegel werden auf dieselbe Weise wie in Japan für wichtige Verträge und andere Dokumente benutzt. Theoretisch reichen – wie in Japan – auch Unterschriften aus, nach höchstrichterlicher Rechtsprechung kann aber selbst ein eigenhändig geschriebenes und unterschriebenes Testament ohne Siegel unwirksam sein. In Korea ist es übrigens üblich, mehrere Seiten eines Vertrages zu „verbinden“, indem die Vertragsparteien ihre Siegel auf die Rückseite jedes Blattes und gleichzeitig auf die Vorderseite des nächsten Blattes so auf-bringen, dass das Siegel jeweils hälftig auf der Rückseite und auf der nächsten Vorderseite aufgebracht ist. So ist sichergestellt, dass keine Seite nachträglich eingefügt werden kann.

Auch in Korea kommen Ausländer im Prinzip ohne Siegel aus, es sei denn, sie sind Vor-standsvorsitzende oder Geschäftsführer eines koreanischen Unternehmens. Besitzt man ein registriertes Siegel, so sollte man auch in Korea sehr sorgfältig damit umgehen – dort scheint übrigens eine der häufigsten Formen des Siegelmissbrauchs darin zu bestehen, dass Ange-stellte ein Firmensiegel, dessen sie habhaft werden, dazu benutzen, sich selbst ihre Kredit-würdigkeit zu bescheinigen oder gar eine Bürgschaftserklärung ihres Arbeitgebers auszustel-len. Wird der Kredit später notleidend, kann es durchaus sein, dass der Geschäftsführer haftbar gemacht wird, wenn er zu leichtsinnig mit seinem Siegel umgegangen ist.

 

China

In der Volksrepublik China und in Taiwan ist es üblich, Unterschrift und Siegel gleichzeitig zu verwenden. Dokumente werden also unterschrieben, und die Unterschrift wird durch das eigene Siegel noch einmal „beglaubigt“. Das ist auch sinnvoll, weil Chinesen ihre Unterschrif-ten anders als wir nicht in erster Linie individuell gestalten, sondern versuchen, möglichst schöne Schriftzeichen zu malen. Kalligraphie hat in Ostasien eine jahrtausendealte Tradition. Zwar sind mit der Hand geschriebene Schriftzeichen immer genauso individuell wie eine Un-terschrift, aber in der Regel kann man das ohne Übung nicht sofort erkennen. Vor allem ist es schwer, die Handschrift einer bestimmten Person wiederzuerkennen, wenn sie sich um besonders schöne Schriftzeichen bemüht. In Hongkong sind Siegel trotzdem während der britischen Kolonialzeit ungebräuchlich geworden, dort kommt man mit einer Unterschrift (oft auch in lateinischen Buchstaben) aus. In der Volksrepublik und in Taiwan wird man auch als Privatperson nicht ohne Siegel auskommen, vor allem bei Bankgeschäften. Ausnahmen gel-ten – wie in Japan und Korea – bei Ausländern.

Unternehmen müssen in Taiwan für den Vorstandsvorsitzenden oder den Geschäftsführer ein Siegel anfertigen lassen, das ähnlich wie in Japan registriert und verwendet wird. In der Volksrepublik China ist dagegen die Registrierung nicht zwingend notwendig, und es gehört deshalb jedenfalls bei einem größeren Vertragsschluss dazu, sich über die rechtliche Zuord-nung zwischen einem Siegelabdruck und einem Unternehmen Gewissheit zu verschaffen, indem man den Siegelabdruck mit anderen Dokumenten desselben Unternehmens vergleicht oder sich vor Ort, in den Räumen des Unternehmens, den Siegelstempel zeigen lässt. Es ist auch nicht unüblich, Rechtsanwälte mit einer Prüfung von Siegelabdrucken zu beauftragen.

Weitere Seiten zum Thema "Business in Japan"